AURA · étude de cas
Un système qui
gère vos rendez-vous.
Pas vous.
Bureau virtuel
Cerveau
Assistant IA
Paiements
Rendez-vousAURA · Le point de départ
Avant
- Outils pour gérer son activité
- 5
- Qui se parlent entre eux
- 0
- Une séance donnée, pas encore payée
- 2 semaines
Elle reçoit des clients toute la journée. Son travail administratif commence quand ils sont partis.
- La demande arrive. Par Calendly, sur son site, ou par message. Jamais au même endroit.
- Le rendez-vous. Noté à la main dans son agenda.
- Le client. Recopié dans un carnet, parfois dans un tableur, selon le moment de la journée.
- Le compte rendu. Rédigé le soir, quand elle est fatiguée.
- L’envoi. Par mail, quand elle y pense.
- Le règlement. Réclamé quand elle s’aperçoit, deux semaines plus tard, qu’il n’est jamais arrivé.
Rien de tout ça n’est cassé. Chaque geste pris isolément prend deux minutes. C’est l’accumulation qui coûte : l’information existe en trois endroits, et aucun n’est à jour.
La seule personne capable de faire le lien entre les trois, c’est elle.
Le problème à résoudre n’était pas « faire gagner du temps ». C’était : une seule information, un seul endroit, et les actions qui partent toutes seules derrière.
Une journée avec AURA
Le rendez-vous
Le client réserve lui-même sur Calendly, ou elle dicte le rendez-vous dans Telegram. Si le créneau est déjà pris via Telegram, rien n'est créé : le système propose un autre horaire.
Le compte rendu
En fin de journée, l'agent lui envoie la liste des séances à traiter. Elle clique sur un nom, dicte ou tape son compte rendu, et le texte arrive dans son espace de travail, prêt à valider.
L'envoi
Elle relit, corrige si besoin, valide. Le client reçoit alors son compte rendu par mail avec un lien de paiement généré pour cette séance précise, à ce montant précis.
L'encaissement
Quand le paiement arrive, la séance passe en réglée sans que personne n'y touche. S'il n'arrive pas, la relance se déclenche une semaine plus tard.
Elle peut aussi interroger l’agent à tout moment, sur Telegram : combien de séances aujourd’hui, avec qui, et quel type de séance. La liste du soir arrive sans qu’elle demande rien ; celle-ci, elle la demande quand elle en a besoin.
Ce qui reste manuel, exprès : l’envoi. Le système prépare tout, mais c’est elle qui valide. Un compte rendu de séance part sous son nom : ce n’est pas à une machine de décider qu’il est prêt.
AURA · La démonstration
Le rendez-vous, filmé.
Une phrase dictée dans Telegram. La fiche client et la séance se créent, l’agenda se remplit, et le créneau déjà pris est refusé.
AURA · L’architecture
Rien ne se perd en route
Quatre étapes, toujours dans le même ordre.
- 01Vous parlez.Un message, tapé ou dit à voix haute, dans Telegram.
- 02Ça comprend.Votre phrase devient une information claire : qui, quand, combien.
- 03Ça range.Un seul endroit où votre activité vit, jamais ressaisie.
- 04Ça part.Agenda, mail, paiement, relance. Sans que vous ayez à y penser.
Vous parlez : un seul point de contact
Pour tout ce qu’elle dit ou tape à l’agent (les réservations Calendly, elles, arrivent directement dans l’agenda), un seul point de contact : Telegram, l’appli de messagerie qu’elle a déjà sur son téléphone. Pas de nouvelle application à installer, pas de mot de passe à retenir, et rien ne se perd en route.
Ça comprend : du langage libre vers des données
Une phrase dite normalement, « séance Sarah demain 14h, 120 », ne veut rien dire pour un système tant que personne ne l’a triée. Le système écoute, comprend, et range chaque information au bon endroit : le client, la date, l’heure, le montant. Jamais de formulaire à remplir, jamais de case à cocher. Juste une phrase, dite comme on la dirait à quelqu’un.
Ça range : un seul endroit où l’information existe
Toute l’activité vit à un seul endroit : les clients, les séances, les comptes rendus sont reliés entre eux. Rien n’est jamais saisi deux fois. C’est aussi son tableau de bord : elle n’a pas besoin de moi pour consulter son activité ou retrouver un compte rendu de l’an dernier.
Ça part : ce qui va vers l’extérieur
Trois choses partent vers l’extérieur, toujours dans le même ordre. D’abord l’agenda : le système vérifie qu’aucun autre rendez-vous n’est déjà là, pour ne jamais laisser quelqu’un devant une porte fermée. Ensuite le compte rendu et le paiement : le client reçoit son mail avec un lien pour régler cette séance précise, à ce montant précis, jamais un lien générique. Enfin la confirmation : dès que le règlement arrive, la séance passe en réglée toute seule, sans qu’elle ait à vérifier qui a payé.
Construit avec
AURA · Le résultat
Elle ne pense plus à rien.
Chez elle, 2 heures d’administratif par semaine sont tombées à un quart d’heure.
“Carl ne m’a pas fait gagner du temps, il m’a rendu ma tête libre. Aujourd’hui je crée, je ne subis plus. Merci !”
Le métier change.
Le schéma ne change pas.
AURA veut dire Activité Unifiée, Relances Automatiques. C’est un nom de projet, pas un nom de produit : ce n’est pas un logiciel auquel on s’abonne, c’est un système construit pour une personne, son organisation et ses outils. Le vendre tel quel à quelqu’un d’autre n’aurait pas de sens.
En revanche la structure se réutilise, et elle se réutilise presque toujours à l’identique :
- une entrée unique, dans un outil que vous utilisez déjà
- une couche qui transforme ce que vous dites en données propres
- un seul endroit où l’information vit
- des actions qui partent vers l’extérieur, avec votre validation aux endroits qui vous engagent
Si votre activité tient aujourd’hui sur un agenda, un tableur et votre mémoire, c’est ce schéma-là qu’il y a à construire. Le contenu des quatre couches change selon le métier. Leur ordre, non.
Vous êtes le seul lien entre vos outils.
En quelques lignes : comment ça se passe aujourd’hui chez vous, et ce que vous refaites tous les jours à la main. Je vous réponds sous 48 h ouvrées en vous disant si un système tient debout dans votre cas. Et si ce n’est pas le cas, je vous le dis aussi.
Vous avez une équipe plutôt qu’une seule personne ? Voir l’accompagnement structures